¿Cuánto cuesta un software a medida para una pyme?

Empiezo por donde suelen acabar los artículos de este tipo, que es por el número.

Por qué casi nadie te da un precio

Si has buscado esto antes, habrás visto que la respuesta habitual es «depende de tus necesidades, cuéntanos tu proyecto». Y es verdad que depende. Pero la razón por la que no se publica no es esa.

Se publica poco porque un número por delante filtra, y filtrar da miedo cuando cobras por reunión. Si digo que arranco en 1.500 €, quien tenía 400 € en la cabeza no me escribe. Eso es exactamente lo que quiero: nos ahorramos los dos una hora, y ese señor encuentra antes lo que sí encaja con su presupuesto.

El coste de no decirlo lo paga el cliente, que se recorre cinco reuniones para descubrir en la quinta que ninguna cifra le cuadra.

Qué mueve el precio

Casi todo el rango entre «lo más sencillo» y «esto son varios meses» se explica con cinco cosas. Ninguna es técnica: son decisiones de negocio que tomas tú.

1. Cuánta gente la usa y con qué permisos. Una herramienta para una persona no necesita usuarios, ni roles, ni decidir quién ve qué. En cuanto son tres departamentos con visibilidad distinta, eso es la mitad del trabajo.
2. Con qué se tiene que hablar. Que funcione sola es una cosa. Que además entregue los datos como los espera el programa de tu gestoría, o lea lo que escupe tu TPV, es otra. Cada conexión con algo ajeno es trabajo que no se ve en pantalla.
3. Si hay una parte pública. Lo que solo ve tu equipo puede ser feo y funcionar. Lo que ve un cliente tuyo, no: hay que cuidarlo, hay que probarlo en móviles viejos y hay que pensar qué pasa cuando alguien mete un dato absurdo.
4. Qué se hace con el histórico. Meter cinco años de Excel dentro de la aplicación nueva suele costar más de lo que la gente imagina, porque esos cinco años tienen faltas de ortografía, filas duplicadas y tres formas de escribir el mismo nombre de cliente. A veces la decisión buena es empezar de cero y dejar el histórico donde está.
5. Cuántas excepciones tiene el proceso. Esta es la que más se subestima. «Siempre se factura a treinta días» y luego resulta que hay cuatro clientes a sesenta, uno que paga por adelantado y otro al que se le aplica una tarifa de 2019. Cada excepción es una rama más.

La cuota mensual, y por qué existe

Un programa no es un mueble: se entrega y sigue necesitando cosas. El servidor donde vive, las copias de seguridad, las actualizaciones de seguridad, y los ajustes pequeños que salen cuando la gente lleva un mes usándolo de verdad.

Desconfía del presupuesto que no la incluya. No es que sea más barato: es que ese coste va a aparecer igual, solo que en forma de factura suelta el día que algo se rompa, y con la prisa de que está roto.

Cinco preguntas para comparar dos presupuestos

Si estás pidiendo varias ofertas, estas cinco separan bastante bien lo serio de lo que va a crecer por el camino:

• ¿Cuándo veo algo funcionando? Si la respuesta se mide en meses, el riesgo es todo tuyo. Debería ser una o dos semanas, aunque lo que veas esté a medias.
• ¿De quién son los datos y cómo me los llevo? Que la exportación exista, y que no haya que pedirla por favor.
• ¿Qué entra en la cuota y qué se factura aparte? Concretamente: un cambio de texto, ¿es cuota o es presupuesto?
• ¿Dónde están alojados los datos? Si trabajas con datos de personas, que sea la Unión Europea te ahorra un problema de los aburridos.
• ¿Qué pasa si desapareces? Pregunta incómoda y por eso útil. La respuesta buena incluye la palabra «entregar».

Cuándo no compensa

Hacer algo a medida no siempre es la respuesta, y conviene decirlo en un artículo sobre precios.

Si tu proceso es exactamente el mismo que el de otras mil empresas —una tienda online estándar, una facturación sin nada raro, un control horario de gente que entra y sale por la misma puerta— hay programas de catálogo que cuestan una fracción y llevan diez años puliéndose. Pagar por reconstruir eso es tirar el dinero.

A medida compensa cuando el programa estándar falla justo en la parte que os hace distintos, o cuando lo que pagas de licencias por doce módulos de los que usas dos ya paga el desarrollo de los dos.

Cómo saber el número de lo tuyo

Antes de pedir presupuesto a nadie, haz la cuenta al revés: mira lo que te cuesta hoy hacerlo a mano. Cuántas veces al día se hace esa tarea, cuánto se tarda cada vez y cuánto cuesta esa hora con seguros sociales. Multiplicado por doce meses, ese número es el techo de lo que tiene sentido gastar. Si quieres, hay una calculadora en la portada que hace justo esa multiplicación.

Y si lo que tienes es una tarea concreta que se repite, mira cómo funciona automatizar un proceso; si lo que hace falta es una herramienta donde trabaje el equipo, mira qué lleva dentro una aplicación a medida.