Castings · artes escénicas · festivales
Recoger cientos de inscripciones sin perder a nadie
Un formulario público donde la gente se apunta y un panel donde se revisa, se filtra y se avisa. En uso real en el casting de un musical.
El problema
Una convocatoria abierta funciona igual de bien con veinte inscripciones que con quinientas. Lo que no escala es recogerlas por correo y por WhatsApp.
A partir de cierto número, siempre pasa lo mismo: hay gente que mandó los datos incompletos, gente que los mandó dos veces, y nadie sabe decir con seguridad a cuántos se ha contestado ya. La lista buena está en un Excel que alguien va actualizando cuando puede, y hay tres versiones distintas circulando.
El coste real no es el tiempo. Es que alguien válido se quede sin respuesta porque su correo se traspapeló entre otros doscientos.
Cómo funciona
- Un formulario público con los campos que hagan falta para esa convocatoria. Quien se apunta lo hace una vez y ya está dentro.
- Los datos entran ya ordenados, en el mismo formato todos. No hay que interpretar el correo de nadie.
- Un panel para revisar y filtrar: por lo que se necesite mirar en cada caso, y con el estado de cada inscripción a la vista.
- Los avisos salen desde ahí, así que queda registrado a quién se ha escrito y a quién no.
Para quién tiene sentido
Para cualquiera que abra una convocatoria y reciba más respuestas de las que se pueden llevar a mano: castings y artes escénicas, que es donde está funcionando, pero también festivales, concursos, procesos de selección o inscripciones a cursos.
El mecanismo es el mismo en todos: entra mucha gente por un embudo estrecho y hay que responderles a todos. Cambian los campos del formulario y los criterios de filtrado, no la forma.
Todavía no tiene web pública propia. Si quieres verlo por dentro, lo enseño en el diagnóstico, que es gratis. Y si lo tuyo es otra cosa, mira qué se puede automatizar.
¿Tu proceso se parece a este?
Casi nunca es igual, y da lo mismo: el primer paso siempre es el mismo, mirarlo juntos. Una hora, presencial o por vídeo, y sales con qué se puede construir y qué costaría.