Castings · artes escénicas · festivales
Organiza un casting de cientos de personas sin perder a nadie
Una página pública donde los candidatos se apuntan con su material en vídeo, y una mesa donde el equipo artístico lo revisa, decide y convoca. En uso en el casting de El Reencuentro, el musical.
Verla funcionando →El problema
Una convocatoria abierta funciona igual de bien con veinte inscripciones que con quinientas. Lo que no escala es recogerlas por correo y por WhatsApp.
A partir de cierto número siempre pasa lo mismo: gente que mandó los datos incompletos, gente que los mandó dos veces, y nadie que pueda decir con seguridad a cuántos se ha contestado. La lista buena está en un Excel que alguien actualiza cuando puede, y hay tres versiones circulando.
En un casting, además, la mitad de lo que importa son vídeos. Enlaces sueltos en el cuerpo de doscientos correos, que hay que abrir uno a uno y de los que nadie se acuerda al día siguiente.
El coste real no es el tiempo. Es que alguien válido se quede sin respuesta porque su correo se traspapeló entre otros doscientos.
La parte que ve el candidato
Una página propia de la convocatoria: qué se busca, dónde, si está remunerado y hasta cuándo hay plazo. Con eso delante, quien no encaja no se apunta, que es la primera criba y la que no cuesta nada.
Se inscribe una vez, con sus datos y sus vídeos, y ya está dentro. No hay que escribirle a nadie para pedir lo que falta.
La parte que ve el equipo artístico
La mesa de casting es donde está el trabajo de verdad. Todas las candidaturas en una lista, con su perfil, su material y su estado, y un panel lateral para ir una por una sin salir de la pantalla.
- Los vídeos se ven ahí. Material vocal y vídeo de especialidad, cada uno en su sitio y siempre en el mismo. Se acabó el enlace perdido en un correo.
- Cuatro estados y nada más: pendiente, preseleccionado, convocado o descartado. Con los contadores arriba, así que en todo momento se sabe cuánto queda por mirar.
- Perfiles: interpretación, canto, especialidades. La mesa filtra por lo que toque revisar ese día.
- Sale a CSV, porque las citaciones y las hojas de llamada acaban en una hoja de cálculo y esa no es una batalla que haya que ganar.
Los datos de esta captura son inventados, y aquí eso importa más que en las demás páginas: en una mesa de casting real hay personas con nombre, teléfono y una decisión al lado. Eso no se publica en la web de nadie.
Para quién tiene sentido
Para cualquiera que abra una convocatoria y reciba más respuestas de las que se pueden llevar a mano: castings y artes escénicas, que es donde está funcionando, pero también festivales, concursos, procesos de selección o inscripciones a cursos.
El mecanismo es el mismo en todos: entra mucha gente por un embudo estrecho y hay que responderles a todos. Cambian los campos del formulario y los criterios de la mesa, no la forma.
Si lo tuyo se parece, es una aplicación a medida de las pequeñas. Y si lo que te sobra es otra cosa, mira qué se puede automatizar.
Lo que pregunta quien convoca
Esto es para quien convoca, ¿verdad?
Sí. Es la herramienta de la productora, el teatro o la escuela que abre la convocatoria, no un portal donde apuntarse a castings de otros. Si buscas dónde presentarte, esta no es la página.
¿Cuántas inscripciones aguanta?
Las que entren: es una página pública, y da igual que se apunten veinte que quinientos. El límite no está en la aplicación, está en cuánta gente puede revisar la mesa, y para eso están los filtros y los estados.
¿Dónde queda el material en vídeo?
En la ficha de cada candidatura, cada cosa en su sitio: material vocal por un lado, vídeo de especialidad por otro. Se ve dentro de la mesa, sin abrir doscientos correos buscando un enlace que alguien pegó en el cuerpo del mensaje.
¿Se puede sacar la lista para las citaciones?
Sale a CSV, que es lo que abre cualquier hoja de cálculo. Las hojas de llamada y las citaciones acaban ahí siempre, y esa no es una batalla que haya que ganar.
¿Quién ve los datos de los candidatos?
Solo la mesa, que entra con su acceso. En la parte pública no aparece ni un nombre: el candidato ve la convocatoria y su propio formulario, nada más.
¿Tu proceso se parece a este?
Casi nunca es igual, y da lo mismo: el primer paso siempre es el mismo, mirarlo juntos. Una hora, presencial o por vídeo, y sales con qué se puede construir y qué costaría.