Gestión del aforo en un teatro: por qué el número nunca cuadra

Pregúntale a cualquiera de un teatro cuánto aforo tiene y te dirá un número redondo. Cuatrocientas. Ciento veinte. Ochocientas. Y ese número es verdad para exactamente una cosa: para decirlo en voz alta.

Para todo lo demás —saber qué puedes vender, saber si la función ha ido bien, saber qué le cuentas al productor— ese número no sirve, porque nunca se venden todas las butacas que hay, y no por falta de público.

Los tres aforos

El aforo legal es el que fija tu licencia de actividad y tu plan de autoprotección: cuánta gente puede haber dentro sin que eso sea un problema de seguridad. Es un techo, no un objetivo. No lo decides tú y no se negocia.

El aforo a la venta es lo que queda del anterior después de descontar todo lo que no se vende: las butacas que ocupa la técnica, las que no ven el escenario, las plazas reservadas, las invitaciones comprometidas. Es el número con el que trabaja la taquilla, y cambia de un espectáculo a otro en la misma sala.

La ocupación real es cuánta gente se sentó. No cuántas entradas se emitieron: las invitaciones que nadie recoge y las entradas vendidas de las que nadie aparece son dos agujeros distintos, y ninguno de los dos sale en el informe de ventas.

Las butacas que se pierden antes de abrir la venta

Esta es la parte que sorprende a quien llega de fuera del sector. Entre el aforo legal y el aforo a la venta hay siempre una diferencia, y suele ser mayor de lo que nadie tiene apuntado:

• La mesa de técnica. Si el control de sonido y luces está en platea, esas butacas no existen ese día. Y ocupan más o menos según el montaje: una obra de texto no necesita lo mismo que un concierto.
• Visibilidad reducida. Las que se comen un decorado alto, una columna o el propio montaje. Cambian con cada espectáculo, así que no puedes marcarlas una vez y olvidarte.
• Plazas para personas con movilidad reducida y sus acompañantes. Tienen sitio fijo y no se venden como una butaca cualquiera; si además no se ocupan, hay que decidir con cuánta antelación se liberan.
• Invitaciones y prensa. El compromiso existe aunque no esté escrito en ningún sitio, y si se descubre el día del estreno se resuelve quitándoselas a alguien.
• Compañía y producción. Las que pide el propio espectáculo para los suyos. Suelen negociarse en el contrato y luego no llegan nunca a la persona que abre la venta.

Ponle números a modo de ejemplo: una sala de 400 butacas con la mesa en platea, ocho de visibilidad reducida por el decorado, cuatro plazas reservadas y veinte invitaciones comprometidas no tiene 400 a la venta. Tiene unas 355. Si luego calculas la ocupación dividiendo entre 400, te estás quitando un 11 % de ocupación tú solo, en tu propio informe, con tu propia calculadora.

Lo que no hace la ticketera

La plataforma de venta hace muy bien lo suyo: cobrar, emitir y controlar que no se venda dos veces la misma butaca. Lo que no hace es gestionarte el aforo, y conviene tenerlo claro antes de esperarlo:

• No sabe de las invitaciones que salen por fuera. La entrada que se da a mano, la que se reserva por teléfono y la que se deja en taquilla a nombre de alguien no pasan por ahí. Si las cuentas solo en la plataforma, la sala se te llena sin que el sistema se entere.
• No junta canales. En cuanto vendes por dos sitios a la vez —tu web y la plataforma del promotor, por ejemplo— tienes dos informes que no se hablan, y el aforo real es una resta que hace alguien a mano cada mañana.
• No conoce tu sala. Sabe qué butacas has bloqueado porque se lo has dicho, pero no sabe por qué. Al año siguiente, con el mismo decorado, hay que volver a acordarse.
• No distingue vendido de ocupado. Para ella, una invitación emitida y una butaca pagada son lo mismo. Para tu cuenta de resultados, no.

El porcentaje que sí sirve

Un porcentaje de ocupación solo significa algo si todo el mundo sabe entre qué se divide. Tres reglas y se acabaron las discusiones:

1. Divide entre el aforo a la venta, no entre el legal. Es el único que mide lo que de verdad podías haber vendido ese día.
2. Guarda el dato por función, no por espectáculo. Un título con cuatro funciones tiene cuatro ocupaciones distintas, y la media esconde justo lo que necesitas ver: que el domingo por la tarde no va nadie.
3. Separa pagado de invitado. Una función al 90 % con un tercio de invitaciones y otra al 70 % todo vendido no se parecen en nada, y en el informe salen la una encima de la otra.

Con esas tres, la pregunta de «¿esto se está vendiendo?» tiene respuesta el lunes por la mañana, y no a final de temporada.

Cuándo el Excel deja de valer

No siempre hace falta un programa. Con una sala y una programación corta una hoja de cálculo bien hecha aguanta perfectamente, y montar algo a medida para eso es tirar el dinero. Las señales de que se ha pasado de ahí son bastante reconocibles:

• Alguien dedica un rato fijo cada mañana a pasar ventas de un sitio a otro.
• Programáis en más de una sala, o en salas que no son vuestras, y cada una tiene su aforo y sus manías.
• La cartelera de la web se actualiza a mano, así que va por detrás de la programación de verdad.
• Cuando cambia una función de fecha hay que tocarlo en tres sitios y normalmente se olvida uno.
• Para contestar «¿cómo fue la temporada?» hay que abrir seis ficheros.

El corte no es el tamaño del teatro: es cuántas veces se escribe el mismo dato. Si la programación se escribe una vez, el Excel vale. Si se escribe tres, ya estás pagando el programa que no tienes, solo que en horas.

Qué tiene que resolver una herramienta de aforo

Si llegas a ese punto, esto es lo mínimo que debería hacer, y sirve igual para decidir si te vale algo de catálogo o hace falta algo tuyo:

• Guardar el aforo de cada sala y los descuentos de cada montaje, para que el aforo a la venta salga solo y no de una resta mental.
• Recoger las ventas de todos los canales en el mismo sitio, vengan como vengan.
• Registrar invitaciones y reservas con el mismo rigor que las ventas, porque ocupan butaca igual.
• Dar la ocupación por función, separando pagado de invitado, sin que nadie tenga que montar la tabla.
• Publicar la cartelera desde el mismo dato que usa producción, para que la web no pueda decir algo distinto.

Un ejemplo de cómo queda

Una parte de esto está construida y en uso: la aplicación de gestión de espectáculos que hicimos para una productora tiene los espectáculos, las funciones, los teatros y sus aforos en un solo sitio, lee cada mañana los informes de venta de las plataformas vengan en el formato que vengan, y saca el ranking de qué se está vendiendo. La cartelera del teatro se publica desde ahí, así que no la mantiene nadie a mano.

No vende entradas y no pretende hacerlo: la venta se queda en la ticketera que ya uses. Lo que resuelve es todo lo de alrededor, que es donde se va el tiempo.

Si quieres saber si en tu caso compensa, la cuenta se hace al revés: mira cuánto tiempo se va hoy en cuadrar esos números y multiplícalo por la temporada. Hay una calculadora en la portada que hace esa multiplicación, y si el resultado te sale pequeño, la respuesta honesta es que te quedes con el Excel. Si te sale grande, entonces sí toca mirar qué lleva dentro una aplicación a medida.