Artes escénicas · producción
Una productora de espectáculos, sin hojas de cálculo por medio
Espectáculos, funciones, teatros, compañías y técnicos en un solo sitio. La ficha pública se publica sola en la web y el ranking dice, con números, qué se está vendiendo y qué no.
El problema
Una productora de artes escénicas mueve a la vez muchas cosas que no se parecen entre sí: espectáculos que se programan meses antes, funciones que cambian de fecha, teatros con sus salas y sus aforos, compañías, actores, técnicos y las tarifas de cada uno.
Lo normal es que cada una de esas cosas viva en su propia hoja de cálculo, y que la programación se escriba tres veces: una para contratar, otra para la web pública y otra para saber qué hay mañana en cada sala. En cuanto una función se mueve de día, dos de las tres se quedan viejas y nadie sabe cuál es la buena.
Y encima, la pregunta que de verdad importa —¿esto se está vendiendo?— no la contesta ninguna, porque las ventas llegan del sistema de entradas en un fichero aparte.
Cómo funciona
- Un espectáculo se escribe una vez. De ahí salen sus funciones, su ficha pública y lo que ve el equipo. Cambiar una fecha se hace en un sitio.
- La ficha pública se publica sola. Cada espectáculo tiene su ficha —título, duración, precio desde, edad recomendada, idioma, vídeo, categorías— y se marca en qué webs sale. Sin pasar por nadie que la copie a mano. Se ve el resultado en la web del teatro, cuya cartelera sale de aquí.
- Eventos en lote. Una temporada no se mete función a función: se crean de golpe y luego se ajusta lo que haga falta.
- Equipo y dinero en el mismo sitio: compañías, actores, técnicos, tarifas salariales, salarios y el módulo financiero con sus informes.
- Un asistente que sabe de la casa. Contesta las preguntas del equipo, y a lo que no está en los datos se le enseña escribiéndolo: normas, contactos, aclaraciones.
- Y la convocatoria del elenco. Se llama a un actor para una función, él acepta o rechaza desde su enlace, y al aceptar el importe de ese bolo entra en su nómina —que lleva la aplicación de personal— sin que nadie cuadre nada a fin de mes.
La parte que más se usa: saber qué se vende
Cada mañana llegan los informes de venta de las plataformas de entradas, y cada plataforma los manda a su manera. Un modelo de lenguaje los lee y reparte cada venta en su espectáculo, sin que nadie abra un fichero ni copie una fila. De ahí sale un ranking con la ocupación ponderada, las entradas, la facturación y las invitaciones, al día.
Ese es exactamente el trabajo para el que sirve la IA en una empresa pequeña: no escribir textos, sino leer todos los días lo que llega en veinte formatos distintos y dejarlo ordenado.
Lo interesante no es el ranking, que lo hace cualquiera. Es que la aplicación dice de qué no puede hablar: cuántas funciones tienen aforo y venta registrados y cuántas no, y por tanto sobre qué parte del negocio está midiendo. Un porcentaje sin ese contexto es un número bonito del que nadie se puede fiar.
Y avisa de lo que está mal atribuido: funciones que existen pero no están emparejadas con su espectáculo, y que mientras siga así no cuentan para nadie. Eso es lo que convierte un informe en una herramienta de trabajo.
Con qué está hecho
Next.js y React por delante, y base de datos en servidores de la Unión Europea por detrás, con los permisos por usuario en la propia base y no solo en la pantalla. Los informes salen en PDF y el asistente va contra un modelo de lenguaje, con la clave en el servidor y nunca en el navegador.
No trabaja sola. De aquí salen otras tres cosas sin volver a teclear nada: el calendario del equipo, que se sincroniza con esta, y la cartelera de la web del teatro, que se publica sola con su enlace de entradas, y las nóminas del elenco, que se calculan de las convocatorias aceptadas.
Es una aplicación a medida de las grandes: varios usuarios, varios perfiles y un negocio entero dentro.
¿Tu proceso se parece a este?
Casi nunca es igual, y da lo mismo: el primer paso siempre es el mismo, mirarlo juntos. Una hora, presencial o por vídeo, y sales con qué se puede construir y qué costaría.