Recursos humanos · espectáculos
Toda la parte de personas de la empresa, en un sitio
Fichaje, vacaciones, horas, documentos y nóminas de un centenar de personas. Cada trabajador tiene su zona, su app en el móvil y un asistente al que preguntar por su sueldo sin escribirle a nadie.
El problema
Una empresa de espectáculos tiene dos plantillas a la vez. La de siempre —oficina, técnicos, gente con su horario— y otra que cambia cada semana: los artistas que hacen un bolo, dos, o nueve en un mes.
La primera se lleva más o menos con cualquier programa de recursos humanos. La segunda no: hay que saber cuántos bolos ha hecho cada uno para poder pagarle, y eso vive en la aplicación con la que se programa, no en la de nóminas.
Así que alguien, a fin de mes, se sentaba a cuadrar las dos cosas. Con el resultado previsible: el actor no sabe cuánto va a cobrar hasta que le llega la nómina, y quien la prepara pierde días en algo que ya está escrito en otro sitio.
Lo que ve quien lo administra
Un panel que responde de un vistazo a lo que se pregunta cada mañana: quién ha fichado, quién no, cuántas horas lleva la semana, qué vacaciones hay por aprobar y a quién le faltan datos.
- Fichaje y control de horas, con bolsa de horas, horas extra, incidencias, teletrabajo y calendario laboral.
- Vacaciones con su circuito de solicitud y aprobación, en vez de un correo que alguien tiene que recordar.
- Empleados, equipos y organigrama, con un aviso de los perfiles a los que les faltan datos — que es el problema real de cualquier base de datos de personal.
- Documentos, nóminas, facturas e informes.
- Reclutamiento y producciones, porque en esta empresa contratar y programar son la misma conversación.
La pieza que ata las cuatro aplicaciones
Esto es lo que de verdad hace distinto a este proyecto.
Cuando en la aplicación de producción se convoca a un actor para una función, le llega la convocatoria y él la acepta o la rechaza. En cuanto la acepta, se calcula lo que le corresponde por ese bolo y entra en su nómina del mes.
El resultado es que el actor puede abrir su zona cualquier día y ver cómo va: cuántos bolos lleva y cuánto suma. No a fin de mes: mientras pasa.
Y quien prepara las nóminas ya no cuadra nada. La columna de bolos de cada línea sale sola de las convocatorias aceptadas.
Y lo que ve el trabajador
Cada persona tiene su propia zona, y en el móvil una aplicación Android de verdad, no una web disfrazada: sus fichajes, sus horas, su bolsa de horas, sus nóminas, sus documentos, sus facturas, sus eventos y las invitaciones que puede pedir.
Un asistente contesta a lo que suelen preguntar. Y no es un buscador de preguntas frecuentes: tiene herramientas de verdad, así que puede consultar cuánto llevas cobrado este mes, qué shows tienes, pedir invitaciones para una función — y, cuando la pregunta se le escapa, pasársela a un administrador en vez de inventarse una respuesta. Esto último es la parte que más importa de un asistente que habla de sueldos.
Está además Emcygram, un muro interno donde el equipo publica cómo ha ido la función. En una empresa donde la gente coincide poco y trabaja de noche, resulta que la parte que más se usa no es ninguna de las de arriba.
Con qué está hecho
Next.js y React, con la aplicación de móvil empaquetada desde la misma base, y base de datos en servidores de la Unión Europea con los permisos por usuario definidos en la propia base — que en una aplicación donde cada uno solo puede ver su nómina no es un detalle. Las nóminas salen en PDF y los informes en hoja de cálculo. El asistente va contra un modelo de lenguaje, con la clave en el servidor y nunca en el navegador.
Es la cuarta de las aplicaciones de esta empresa, y todas hablan entre sí: producción, el calendario del equipo, la cartelera del teatro y esta. Nadie copia nada de una a otra, y ese es todo el trabajo.
¿Tu proceso se parece a este?
Casi nunca es igual, y da lo mismo: el primer paso siempre es el mismo, mirarlo juntos. Una hora, presencial o por vídeo, y sales con qué se puede construir y qué costaría.